お客様の声 業務効率化により、事務スタッフを増やさずして、100教室への拡大を目指す！

事務スタッフを最小限に、かつ経営側のマネジメントの質を下げずに100教室を目指すためです。

 

5年ほど前までの当社は、教室数で10教室、正社員も10名弱の規模であり、

事務スタッフの数は1名のみでした。

それが、20教室を超えた頃、事務スタッフ1名のみで

全教室の運営管理をするのが難しくなり、事務スタッフを1名増員しました。

教室が30超えたときにも事務スタッフをまた1人増やし、

そして教室が40を超えたときに、更にもう1人必要だなとなりまして・・・

 

当社は100教室を1つの目標として掲げています。

「では100教室体制になったときに、事務スタッフだけで10名が必要かな？」

と疑問に思い始めたのが、きっかけの1つです。

 

また、10教室程度だった当時、会社の雰囲気は非常にアットホームでした。

経営陣も頻繁に各教室に赴いて、しっかりと社員教育をしたり、

現場のフォローをすることができていました。

 

しかし教室数が増えるにつれ、

経営側が現場に関わる時間がどうしても減っていきました。

これを受け、さらなる成長を考えたときに、

マネジメントの質を下げるわけにはいかないと思ったことも、

業務の効率化・自動化を検討したきっかけです。

各教室の実績がリアルタイムで見える化することで、教室数が増えても的確な声掛けが出来るようになりました。

 

特に印象に残っているのは、夏期講習の申込数の集計を自動化したことです。

 

夏期講習というのは学習塾の経営にとって、とても大事なプロジェクトです。

なので、5教室10教室でやっていた当時は、私もお祭りのような感覚で、

毎日全教室の申込数を集計していました。

「昨日◯◯教室で何名の申し込みがありました！」などと

ニュース形式で発信し、社内を盛り上げていたのです。

 

ところが、20教室を超えた頃から、だんだんと面倒くさいと思うようになり、

毎日集計をするのはやめようと。最終的には、50教室になったタイミングで

現場の実績の集計は週1回にまで減ってしまいました。

 

その為、現場がどれだけ一生懸命にやっているかというのは

我々も把握できなくなってきました。

 

実績把握までのタイムラグができてしまい、

社員への的確な声掛けができなくなったわけですね

 

例えば「岡田さん。僕 結構行きましたよ、今回の夏季講習！」

なんて言われて、「え、そうだった？」みたいな。

そういうダメな管理職になってしまっていたわけです。

 

なので、この集計作業をRPA（事務作業自動化ロボット）で自動化していただきました。

 

今まで苦痛だった取りまとめが5分間で終わるということに、

まず感動しました。

加えて、毎日肌感覚で「この教室は今頑張っているな」というのが

見えるようになりました。5教室10教室でやっていた頃の

アットホームな時代に感覚的には近くなったと思います。

 

また、社員の目線でも、今、自分の教室や自分のチームの実績が、

会社内でどれぐらいの位置にいるんだろう

というのを意識してくれているようになりました。

これまで週1回しか数字を見ることができなかったところ、

毎日見ることができるようになった。

この違いは、社員のモチベーションにも

大きく影響していると感じています。

当社にとっての最善の手段は何か、という視点で提案をしてくれます。

もともと、社内で手間のかかっている業務が多々存在することは

認識していました。しかし、それを解決できるかどうかは、

当初は具体的にイメージが持てていませんでした。

 

また、そもそも塾の業務内容をどこまでご理解いただけるか

という点も不安に感じていました。

 

しかし、初回の活動の際にその不安は払拭されました。

こちら側の説明が要領を得なかったにも関わらず、

担当の中島さんが一つひとつの業務の要諦を的確に理解されて、

的確に改善方法をご提案いただいたのがとても印象的でした。

 

それによって、実際にRPA等のITツールを導入すれば業務量を減らすことが

できるというイメージを、私も社員も持つことができたと思います。

 

また、一緒に活動をさせていただいている中で、

我々が悩んでいることを導入ツールだけで解決しようとしないところも

信頼につながっています。

 

全部が全部、導入したツールで自動化・効率化するのではなく

「それはGoogleフォームでいかがですか？」とか

「それはZoomでもこういう機能はありますよ」とか。

当社にとって最も良い手段は何か？という視点で

世の中にある様々なサービスから提案をしてくれるのは、

とても有り難いですね。

➣　春・夏・冬期講習の申し込み数集計

➣　月例テストの受講率＆平均点算出

➣　月例テストのランキング作成

➣　月謝管理（コース料金の整合性確認）

➣　退会届発行

➣　講師アンケートの集計

➣　FC精算の集計

➣　週次報告の集計　　

➣　模擬試験の偏差値推移の取りまとめ　等