お客様の声 業務効率化により、事務スタッフを増やさずして、100教室への拡大を目指す!
株式会社大洋土地i様
- 業種個別指導塾「ITTO個別指導学院」の運営
- 設立2020年(前身企業は1968年設立)
- 本社所在地和歌山県
- 従業員数577名
- レイテクソリューションズの支援内容
- 業務の自動化・効率化支援
![株式会社大洋土地i様](https://race-tech.co.jp/wp-content/uploads/2022/07/大洋土地i-メイン-768x479-1.jpg)
01 Background 当社に支援をお願いした背景
![Background](https://race-tech.co.jp/wp-content/uploads/2022/07/大洋土地i-2kome-768x512-1.jpg)
事務スタッフを最小限に、かつ経営側のマネジメントの質を下げずに100教室を目指すためです。
5年ほど前までの当社は、教室数で10教室、正社員も10名弱の規模であり、
事務スタッフの数は1名のみでした。
それが、20教室を超えた頃、事務スタッフ1名のみで
全教室の運営管理をするのが難しくなり、事務スタッフを1名増員しました。
教室が30超えたときにも事務スタッフをまた1人増やし、
そして教室が40を超えたときに、更にもう1人必要だなとなりまして・・・
当社は100教室を1つの目標として掲げています。
「では100教室体制になったときに、事務スタッフだけで10名が必要かな?」
と疑問に思い始めたのが、きっかけの1つです。
また、10教室程度だった当時、会社の雰囲気は非常にアットホームでした。
経営陣も頻繁に各教室に赴いて、しっかりと社員教育をしたり、
現場のフォローをすることができていました。
しかし教室数が増えるにつれ、
経営側が現場に関わる時間がどうしても減っていきました。
これを受け、さらなる成長を考えたときに、
マネジメントの質を下げるわけにはいかないと思ったことも、
業務の効率化・自動化を検討したきっかけです。
02 Impact 社内にもたらした変化
![Impact](https://race-tech.co.jp/wp-content/uploads/2022/07/大洋土地i-3kome-768x512-1.jpg)
各教室の実績がリアルタイムで見える化することで、教室数が増えても的確な声掛けが出来るようになりました。
特に印象に残っているのは、夏期講習の申込数の集計を自動化したことです。
夏期講習というのは学習塾の経営にとって、とても大事なプロジェクトです。
なので、5教室10教室でやっていた当時は、私もお祭りのような感覚で、
毎日全教室の申込数を集計していました。
「昨日◯◯教室で何名の申し込みがありました!」などと
ニュース形式で発信し、社内を盛り上げていたのです。
ところが、20教室を超えた頃から、だんだんと面倒くさいと思うようになり、
毎日集計をするのはやめようと。最終的には、50教室になったタイミングで
現場の実績の集計は週1回にまで減ってしまいました。
その為、現場がどれだけ一生懸命にやっているかというのは
我々も把握できなくなってきました。
実績把握までのタイムラグができてしまい、
社員への的確な声掛けができなくなったわけですね
例えば「岡田さん。僕 結構行きましたよ、今回の夏季講習!」
なんて言われて、「え、そうだった?」みたいな。
そういうダメな管理職になってしまっていたわけです。
なので、この集計作業をRPA(事務作業自動化ロボット)で自動化していただきました。
今まで苦痛だった取りまとめが5分間で終わるということに、
まず感動しました。
加えて、毎日肌感覚で「この教室は今頑張っているな」というのが
見えるようになりました。5教室10教室でやっていた頃の
アットホームな時代に感覚的には近くなったと思います。
また、社員の目線でも、今、自分の教室や自分のチームの実績が、
会社内でどれぐらいの位置にいるんだろう
というのを意識してくれているようになりました。
これまで週1回しか数字を見ることができなかったところ、
毎日見ることができるようになった。
この違いは、社員のモチベーションにも
大きく影響していると感じています。
03 Evaluation 当社への評価
![Evaluation](https://race-tech.co.jp/wp-content/uploads/2022/07/大洋土地i-4kome-768x512-1.jpg)
当社にとっての最善の手段は何か、という視点で提案をしてくれます。
もともと、社内で手間のかかっている業務が多々存在することは
認識していました。しかし、それを解決できるかどうかは、
当初は具体的にイメージが持てていませんでした。
また、そもそも塾の業務内容をどこまでご理解いただけるか
という点も不安に感じていました。
しかし、初回の活動の際にその不安は払拭されました。
こちら側の説明が要領を得なかったにも関わらず、
担当の中島さんが一つひとつの業務の要諦を的確に理解されて、
的確に改善方法をご提案いただいたのがとても印象的でした。
それによって、実際にRPA等のITツールを導入すれば業務量を減らすことが
できるというイメージを、私も社員も持つことができたと思います。
また、一緒に活動をさせていただいている中で、
我々が悩んでいることを導入ツールだけで解決しようとしないところも
信頼につながっています。
全部が全部、導入したツールで自動化・効率化するのではなく
「それはGoogleフォームでいかがですか?」とか
「それはZoomでもこういう機能はありますよ」とか。
当社にとって最も良い手段は何か?という視点で
世の中にある様々なサービスから提案をしてくれるのは、
とても有り難いですね。
04 Optimization 自動化・効率化した業務例
![Optimization](https://race-tech.co.jp/wp-content/uploads/2022/07/大洋土地i-5kome-768x512-1.jpg)
➣ 春・夏・冬期講習の申し込み数集計
➣ 月例テストの受講率&平均点算出
➣ 月例テストのランキング作成
➣ 月謝管理(コース料金の整合性確認)
➣ 退会届発行
➣ 講師アンケートの集計
➣ FC精算の集計
➣ 週次報告の集計
➣ 模擬試験の偏差値推移の取りまとめ 等